W zależności od wielkości marki, jej historii na rynku i rozpoznawalności, różny jest czas na jaki planuje się działania marketingowe. W większości przypadków, długość kampanii marketingowej tożsama jest z rokiem budżetowym.
Niektóre działania marketingowe wymagają jednak długotrwałego planowania. Oczywiście można przyjąć w danym roku budżetowym poziom wydatków na określonym poziomie, ale w kolejnych latach również należy przeznaczyć część budżetu na konkretne działania. Niewątpliwie działaniami, które należy planować w szerszej perspektywie są kampanie w social media (administracja profili), pozycjonowanie, a także kampania e-Rzecznika.
*Aktywności podejmowane przez e-Rzecznika marki Magnat (od 2013 do 2019 roku)
Ciężko jest określić (o ile w ogóle jest to możliwe), jak długo powinna być prowadzona kampania z wykorzystaniem e-Rzecznika. Myślę, że każdy przypadek należy analizować indywidualnie. W niektórych sytuacjach będzie to kilka miesięcy, w innych kilka lat. Wszystko zależy od sytuacji w Internecie, którą zastaniemy prowadząc działania. Jeśli sytuacja będzie tego wymagała i e-Rzecznik będzie aktywnie uczestniczył w rozwiązywaniu problemów użytkowników Sieci, wówczas jego obecność będzie wymagana i pożądana. Jeśli okaże się, że jego pozycja jest marginalna, wówczas nie będzie sensu aby działania były kontynuowane. Najczęściej będzie miało to miejsce w przypadku małych i słabo rozpoznawalnych marek. Marki duże, których świadomość jest wysoka, powinny włączyć e-Rzecznika jako stały element kampanii.
Przerywając kampanię e-Rzecznika, lub prowadząc ją wyłącznie w okresie jednego roku budżetowego, marka naraża się na negatywny odbiór konsumentów.
*przykładowa wypowiedź e-Rzecznika marki Magnat (maj 2019)
Wynika to głównie z tego, że użytkownicy forów i innych platform, zwłaszcza ci którzy korzystali z porad, które dawał e-Rzecznik, przyzwyczaili się do jego obecności. Rzecznik przez okres swojej aktywności nie tylko przyzwyczaja użytkowników do swojej obecności, ale głównie przedstawia swoją markę jako markę otwartą na dialog, chętną do pomocy i wychodzącą naprzeciw oczekiwaniom konsumentów – obecną w miejscach, w których spędzają czas.
Mamy więc do czynienia z taką sytuacją, że przyzwyczaimy użytkowników do swojej obecności, do tego, że jesteśmy i pomagamy i nagle odetniemy tę pomoc.
Za włączeniem e-Rzecznika do kampanii marketingowej przemawia jeszcze jeden bardzo ważny aspekt. E-Rzecznik, jeśli funkcjonuje w danej społeczności przez jakiś czas, zdobywa jej zaufanie i wiarygodność. W przypadku wystąpienia kryzysu wizerunkowego marki, eRzecznik może podjąć błyskawicznie skuteczne działania niwelujące.
*Przykładowa wypowiedź e-Rzecznika Magnat z 2013 roku
Jeśli nie mamy tej instytucji w wachlarzu działań marketingowych, które prowadzimy dla marki, w sytuacji kryzysowej, e-Rzecznik jest jednym z narzędzi, które powinniśmy wykorzystać. Założenie profilu, ze względu na wymogi formalne, które możemy napotkać, może potrwać od kilku dni do kilku tygodni. W kryzysie każda godzina jest ważna, marka nie może więc sobie pozwolić na opóźnienie w działaniu. Jeśli nie zareagujemy szybko, możemy odczuć skutki kryzysu znacznie mocniej niż gdyby marka była do niego odpowiednio przygotowana i posiadała aktywne takie narzędzia jak właśnie jej e-Rzecznik.
Podsumowując, jak długo prowadzić kampanię e-Rzecznika?
Nie ma jednej odpowiedzi. Jeśli już decydujemy się na prowadzenie działań jawnych, z wykorzystaniem Rzecznika marki, wówczas powinniśmy prowadzić te działania w sposób ciągły. Pozwala nam to być przygotowanym na różne scenariusze i podjąć niezbędne działania praktycznie z minuty na minutę.